所沢市では、住民サービス向上の一環として市民からの問合せ手段には窓口対面や電話の他に、電子メールを積極的に活用しています。

電子メールは、所属ごとにグループメールアドレスを付与して運用し、業務効率向上にも役立っています。時には公文書のやりとりも含まれる重要な役割を担う電子メールシステムについて、2009年度にメールの総合セキュリティ対策およびメールのバックアップ用途として電子メールアーカイブシステムを導入しました。

メールアーカイブソフトは、複数製品を比較検討した結果、導入が容易で検索や復元の操作性が良いこと、国内でおおくの実績をあげている信頼性等を総合的に判断し、WISE Auditを選定しました。

市庁舎における外部とやり取りされたメールは所属ごとに管理しております。 このメールを職員の誤操作やハードウェアの故障等で紛失してしまった場合には、各所属から情報統計課へメールの復元要請があります。

情報統計課ではバックアップ・テープの中から対象となるデータを探し出し、一時的に仮のメールアカウントを作成してデータを受け渡します。そして各所属では、仮のアカウントから実際のメールボックスにメールデータを戻すという処理を行っていました。この一連のメール復元の手続きは非常に時間と手間が掛かっていました。

WISE Audit導入後は各所属からのメール復元依頼を受けると、情報統計課では、WISE Auditの検索機能を使って対象のメールを即時に探し出し、復元の機能を利用して元のメールのままの内容で、簡単に依頼所属に受け渡すことが出来るようになりました。これにより、メール復元作業の運用がとてもスムーズに短期間で行えるようになり、バックアップのツールとしても有効に機能しています。

以上のことから、本製品の導入は、業務効率化、そして市民からの信頼向上につながるものと思っています。